NOTAS BASADAS EN LA EXPERIENCIA REAL DE GESTIÓN DE LA DEMANDA, LEJOS DE UNA VISIÓN ACADÉMICA DE LA MISMA
Características de un buen Sistema de Gestión de la Demanda de TI:
- Gestión de todo tipo de demanda TI, que sea ágil, de fácil implantación y actualización posterior. Con una interfaz intuitiva, que facilite el aprendizaje y el uso.
- Con los niveles de autorización exigidos, máxima visibilidad y el control necesario para todos los gestores que intervienen en el proceso, internos y también proveedores.
- Con capacidad para usar distintas metodologías según las necesidades o deseos específicos de la compañía. En TI, y posteriormente en otros ámbitos de negocio. Con proyectos o con servicios de apoyo.
- Con garantías en cuanto a una adecuada gestión de proyectos. Una gestión de la demanda puede convivir con una solución de proyectos débil, pero es necesario avanzar de manera sincronizada.
- Y teniendo en cuenta la necesaria gestión global del portfolio.
Cumplir con estos y otros requisitos hace que estas iniciativas tengan cierta dificultad de implantación y que no siempre se encuentre el liderazgo adecuado para desarrollarlas. No debe extrañarnos, por tanto, escuchar algunas argumentaciones que minimizan la necesidad de este tipo de iniciativas. Relaciono las más habituales y argumento por qué no me parece un enfoque adecuado.
Argumentaciones habituales contra esta metodología de Gestión de la Demanda:
- En mi organización se prima el resultado. El cómo no importa, eso es cosa de TI.
Efectivamente, en casi todas las compañías prima el resultado, pero tener un buen sistema de demanda nos permitirá hacer aquellas que interesan a la organización, y por tanto obtener más y mejores resultados. - Al Consejero Delegado no le importan demasiado estos asuntos.
La mayor parte de los Consejeros Delegados gestionan sus compañías en base a proyectos. Muchos de ellos tienen formación específica sobre la materia, y quieren que las cantidades tan considerables que invierten en TI vayan donde tienen que ir y ofrezcan los retornos esperados. - La transparencia no es buena. La gente opina sin saber.
Tener toda la información necesaria ayuda a construir la mejor solución, pero no nos convierte automáticamente en auditores de terceros, ni mucho menos en profesionales de otras áreas. Si el responsable de Marketing ha hecho una petición bien documentada, plazos claros, retornos previsibles, etc., su lectura no nos capacita para redefinir sus estrategias. Y al revés, nuestro director de Marketing, por mucho que estas herramientas le ayuden a conocernos, no deberá ser la primera opinión para un cambio metodológico, de herramientas y tampoco de valoración de esfuerzos.
Efectivamente se asumen riesgos, pero la alternativa es convertirse o seguir siendo una caja negra. - El Comité de Dirección no va a gastar ni un minuto en ver peticiones de TI.
Nadie se lo va a pedir, salvo en algunos casos excepcionales. Lo mismo que nadie le pedirá que compre bolígrafos salvo que la compañía se dedique a esos productos o que se compren muchas unidades.
Pero ese equipo directivo sigue buscando resultados utilizando medios humanos y materiales. Y dentro de los medios, hace muchos años que la tecnología y la innovación son partes principales.
Y no necesariamente tienen que gestionar la parte gruesa de la demanda; personas de su total confianza pueden hacer aquí una labor excelente. - Somos un equipo pequeño. Nos vemos todos y la información fluye.
Efectivamente, es un entorno muy favorable. Pero una metodología y unas herramientas prácticamente como “vienen en la caja”, nos hará virtuosos en lo que ya hacemos muy bien, y también ante nuestros clientes y peticionarios. - Todo esto es mucho más fácil
Con cierta edad es frecuente escuchar comentarios sobre las metodologías y herramientas como elementos de complejidad. Ya sean tradicionales, ágiles, buenas o malas. Y parece mentira porque el histórico de proyectos innecesarios o mal realizados es escandaloso. Tengamos en cuenta que:- El número de proyectos ha crecido mucho, y su complejidad lo ha hecho a un ritmo incluso superior.
- Y niego la mayor: sí, en el pasado se han hecho muchos proyectos, pero no muchos han sido en plazo, tiempo y con la calidad esperada por el cliente.
Si nos cuesta aceptar esta metodología de gestión de la demanda, veámosla como un buen protocolo, y recordemos que la gestión de proyectos se aplica con éxito en otras disciplinas.
- Déjame a mí con el usuario-cliente, confía plenamente en mí.
Si no has oído esto, llevas poco tiempo con equipos y proyectos.
Algunos profesionales de TI entienden que al aprobarse o denegarse proyectos en base a sus valoraciones, y sin su presencia, puede empeorar el día a día con sus peticionarios. Puede ser, y dependerá del grado de madurez de unos y otros. Era muy habitual en organizaciones que gestionaban con un modelo de trabas.
El tiempo convierte estos desánimos en excusas, y a día de hoy las organizaciones que más éxito tienen en la gestión de sus proyectos han optado por soluciones como las que Xeridia propone como Gold Solution Partner de Atlassian. Pídenos información sin compromiso.
Avelino Carrizo es Gerente de Consultoría de Sector Financiero en Xeridia
